Τι πραγματικά κοστίζει η χειροκίνητη καταχώριση παραγγελιών σε έναν διανομέα
Η χειροκίνητη καταχώριση παραγγελιών δεν εμφανίζεται σε κανένα τιμολόγιο, οπότε μοιάζει δωρεάν. Δεν είναι. Το κόστος εμφανίζεται ως χρόνος προσωπικού, σφάλματα μεταγραφής και καθυστερημένες επιβεβαιώσεις, και τα τρία αθροίζονται κατά μήκος μιας ολόκληρης διαδρομής.
Κάθε παραγγελία που φτάνει μέσω τηλεφώνου, email ή εφαρμογής ανταλλαγής μηνυμάτων και στη συνέχεια επαναπληκτρολογείται σε ένα ERP έχει ένα κρυφό βήμα επεξεργασίας που κανείς δεν χρεώνει: ένα άτομο διαβάζει την παραγγελία, την αντιστοιχίζει με έναν πελάτη και έναν κατάλογο, και την πληκτρολογεί. Αυτό το βήμα δεν εμφανίζεται πουθενά ως κονδύλι, και ακριβώς γι' αυτό είναι εύκολο να υποτιμηθεί.
Πού πηγαίνει πραγματικά ο χρόνος
| Εργασία | Ποιος την κάνει | Τι εκτοπίζει |
|---|---|---|
| Ανάγνωση και αντιστοίχιση της παραγγελίας | Προσωπικό γραφείου παραγγελιών ή αντιπρόσωπος | Την παρακολούθηση των εξαιρέσεων |
| Επαναπληκτρολόγηση στο ERP | Προσωπικό γραφείου παραγγελιών | Τον έλεγχο αποθέματος και ακρίβειας τιμών |
| Διόρθωση σφάλματος μεταγραφής | Προσωπικό γραφείου παραγγελιών, μετά εξυπηρέτηση πελατών | Την επόμενη παραγγελία στην ουρά |
| Επιβεβαίωση πίσω στον πελάτη | Αντιπρόσωπος ή γραφείο παραγγελιών | Την προορατική διαχείριση λογαριασμού |
Καμία από αυτές τις εργασίες δεν είναι περιττή. Η παραγγελία πρέπει ούτως ή άλλως να καταγραφεί, να αντιστοιχιστεί και να επιβεβαιωθεί. Αυτό που μπορεί να αποφευχθεί είναι η ίδια η επαναπληκτρολόγηση, το βήμα στο οποίο ένα άτομο διαβάζει κείμενο που υπάρχει ήδη σε ένα σύστημα και παράγει το ίδιο κείμενο ξανά σε ένα άλλο.
Γιατί αυτό κλιμακώνεται άσχημα, και όχι γραμμικά
Ένας διανομέας με 200 ημερήσιες παραγγελίες και ένας διανομέας με 2.000 δεν έχουν απλώς 10πλάσιο φόρτο χειροκίνητης καταχώρισης. Πέρα από έναν ορισμένο όγκο, το προσωπικό του γραφείου παραγγελιών φτάνει σε ένα ανώτατο όριο ως προς το πόσες παραγγελίες μπορεί να επεξεργαστεί με ακρίβεια σε μια βάρδια, και η επιλογή γίνεται είτε πρόσληψη περισσότερου προσωπικού είτε αποδοχή πιο αργών χρόνων επιβεβαίωσης. Καμία από τις δύο δεν είναι παράκαμψη, και οι δύο είναι το πραγματικό κόστος της χειροκίνητης καταχώρισης που εμφανίζεται κάπου αλλού στην κατάσταση αποτελεσμάτων.
Το γραφείο παραγγελιών δεν είναι το σημείο συμφόρησης επειδή το προσωπικό είναι αργό. Είναι το σημείο συμφόρησης επειδή η επαναπληκτρολόγηση είναι ένα σταθερό κόστος ανά παραγγελία, και ο όγκος δεν ενδιαφέρεται γι' αυτό.
Τι αλλάζει η αυτοματοποίηση του γραφείου παραγγελιών
Η αυτοματοποίηση του γραφείου παραγγελιών αφαιρεί συγκεκριμένα το βήμα της επαναπληκτρολόγησης: η παραγγελία εξακολουθεί να διαβάζεται και να αντιστοιχίζεται, αλλά από λογισμικό αντί για άνθρωπο, με τις αβέβαιες αντιστοιχίσεις να δρομολογούνται σε κάποιον για επιβεβαίωση προτού υποβληθεί η παραγγελία. Αυτός είναι ένας πιο περιορισμένος ισχυρισμός από το «καμία χειροκίνητη εργασία», και είναι ο σωστός.
Το ίδιο μοτίβο εμφανίζεται στη διανομή HoReCa, όπου η υψηλή συχνότητα παραγγελιών κάνει το κόστος επαναπληκτρολόγησης ανά παραγγελία να συσσωρεύεται πιο γρήγορα, και στο επίπεδο παραγγελιών με AI που περιγράφεται στη σελίδα της NORA, που είναι ένα διαφορετικό κομμάτι του ίδιου προβλήματος: από ποιο κανάλι φτάνει η παραγγελία, αντί για το τι της συμβαίνει μόλις καταγραφεί.
Συχνές ερωτήσεις
Συνήθως όχι. Οι περισσότερες υλοποιήσεις διατηρούν ένα άτομο στη διαδικασία για τις εξαιρέσεις, η διαφορά είναι ότι εξετάζει τις επισημασμένες περιπτώσεις αντί να επαναπληκτρολογεί κάθε παραγγελία.
Η πρόσληψη κλιμακώνει το σταθερό κόστος ανά παραγγελία αντί να το αφαιρεί. Η αυτοματοποίηση του βήματος καταχώρισης αφαιρεί την ίδια την επαναπληκτρολόγηση, που είναι αυτό που έχει ανώτατο όριο.
Αυτό το μείγμα είναι η κανονική περίπτωση, όχι μια ακραία περίπτωση. Η αυτοματοποίηση του γραφείου παραγγελιών είναι φτιαγμένη ώστε να χειρίζεται όποια μορφή πραγματικά φτάνει, όχι ένα μόνο προτιμώμενο κανάλι.
Δείτε τι αφαιρεί πραγματικά η αυτοματοποίηση του γραφείου παραγγελιών
Εξετάστε τις δικές σας μορφές παραγγελιών μαζί με την ομάδα μας, όχι μια γενική επίδειξη.