Μετατρέψτε κάθε εισερχόμενη παραγγελία σε
καταχώριση στο ERP, σε όποια μορφή κι αν φτάνει.
E-mail, PDF, υπολογιστικό φύλλο, φωτογραφία ή φωνητικό μήνυμα: η αυτοματοποίηση του τμήματος παραγγελιών διαβάζει ό,τι πραγματικά φτάνει και γράφει μια επικυρωμένη, δομημένη παραγγελία στο ERP σας.
Η αυτοματοποίηση του τμήματος παραγγελιών είναι η διαδικασία που μετατρέπει μια εισερχόμενη παραγγελία, σε όποια μορφή κι αν φτάνει, σε μια δομημένη εγγραφή με την οποία μπορεί να λειτουργήσει το ERP σας. Αντικαθιστά το άτομο που αυτή τη στιγμή διαβάζει, αντιστοιχίζει και πληκτρολογεί ξανά αυτή την παραγγελία με το χέρι.
Οι μορφές στις οποίες πραγματικά φτάνουν οι παραγγελίες σας
| Μορφή | Χωρίς αυτοματοποίηση | Με αυτοματοποίηση τμήματος παραγγελιών |
|---|---|---|
| E-mail, ελεύθερο κείμενο | Κάποιος το διαβάζει και το πληκτρολογεί ξανά | Αναλυμένο, αντιστοιχισμένο, επικυρωμένο, γραμμένο στο ERP |
| Συνημμένο PDF | Ανοίγεται, διαβάζεται, πληκτρολογείται ξανά | Εξαγόμενο και αντιστοιχισμένο στον κατάλογο |
| Υπολογιστικό φύλλο | Μορφοποιείται ξανά με το χέρι | Αντιστοιχισμένο στους κωδικούς ειδών σας |
| Φωτογραφία χειρόγραφης λίστας | Αποκρυπτογραφείται και πληκτρολογείται ξανά | Διαβασμένο και αντιστοιχισμένο, επισημασμένο όπου υπάρχει αβεβαιότητα |
| Φωνητικό μήνυμα | Ακούγεται, καταγράφεται, πληκτρολογείται ξανά | Απομαγνητοφωνημένο και αντιστοιχισμένο |
| Μήνυμα σε chat | Αντιγράφεται από την εφαρμογή | Καταγράφεται απευθείας |
Τι συμβαίνει ανάμεσα στην άφιξη και το ERP
- Ταυτοποίηση πελάτη, αντιπαραβαλλόμενη με το μητρώο πελατών του ERP σας.
- Αντιστοίχιση ειδών, περιγραφές ελεύθερου κειμένου ή καταλόγου αντιστοιχισμένες στα SKU σας.
- Έλεγχος τιμής και διαθεσιμότητας, σε πραγματικό χρόνο έναντι του ERP σας.
- Επικύρωση, ποσότητες, ελάχιστες ποσότητες και επιλεξιμότητα ελεγμένες πριν από την υποβολή.
- Δομημένη εγγραφή στο ERP, με επισυναπτόμενη πηγή, χρονοσήμανση και χρήστη.
Πού εξακολουθεί να αποφασίζει ο άνθρωπος
Η εμπιστοσύνη χτίζεται εδώ, όχι σε ισχυρισμούς περί αυτοματοποίησης. Ένα είδος που δεν μπορεί να αντιστοιχιστεί με βεβαιότητα, μια ποσότητα που μοιάζει με τυπογραφικό λάθος, ένας πελάτης που δεν περνά την επικύρωση: όλα αυτά πηγαίνουν σε ένα άτομο για επιβεβαίωση προτού υποβληθεί η παραγγελία, όχι μετά. Ποιοι έλεγχοι δρομολογούνται σε ένα άτομο διαμορφώνεται μαζί σας κατά τη ρύθμιση και μπορεί να γίνει αυστηρότερος ή πιο χαλαρός καθώς αυξάνεται η εμπιστοσύνη στα δεδομένα.
Διαχείριση παραγγελιών, μόλις η παραγγελία μπει μέσα
Η αυτοματοποίηση του τμήματος παραγγελιών είναι το σημείο εισόδου· η διαχείριση παραγγελιών είναι ό,τι ακολουθεί. Μόλις μια δομημένη παραγγελία βρεθεί στο ERP σας, πρέπει να παρακολουθείται από την επιβεβαίωση έως την παράδοση και το τιμολόγιο, με την κατάσταση ορατή σε όποιον τη χρειάζεται, χωρίς δεύτερο χειροκίνητο βήμα. Αυτή η παρακολούθηση εκτελείται πάνω στην ίδια δομημένη εγγραφή που περιγράφει αυτή η σελίδα: χωρίς ξεχωριστό σύστημα, χωρίς δεύτερη εισαγωγή δεδομένων.
Συχνές ερωτήσεις
Επισημαίνει τη γραμμή για ένα άτομο αντί να μαντεύει. Τα όρια εμπιστοσύνης για το πότε συμβαίνει αυτό διαμορφώνονται μαζί σας κατά τη ρύθμιση.
Αφαιρεί την επαναπληκτρολόγηση. Κάποιος εξακολουθεί να ελέγχει τις εξαιρέσεις που επισημαίνει το σύστημα, οπότε ο ρόλος μετατοπίζεται από την εισαγωγή δεδομένων στις κρίσεις.
Ναι, οι δομημένες μορφές όπως οι εντολές αγοράς (PO) και τα υπολογιστικά φύλλα αντιστοιχίζονται απευθείας· το ελεύθερο κείμενο και τα PDF περνούν από το ίδιο βήμα ανάλυσης και αντιστοίχισης.
Η αυτοματοποίηση του τμήματος παραγγελιών είναι το βήμα λήψης: η μετατροπή μιας εισερχόμενης παραγγελίας σε δομημένη εγγραφή. Η διαχείριση παραγγελιών είναι αυτό που παρακολουθεί εκείνη την εγγραφή από την επιβεβαίωση έως την παράδοση και το τιμολόγιο. Αυτή η σελίδα καλύπτει και τα δύο, ως μία ροή.
Ναι. Προσθέτει ένα επίπεδο λήψης μπροστά από το ERP σας· οι αντιπρόσωποί σας, το ERP σας και τα υπάρχοντα κανάλια σας παραμένουν αμετάβλητα.
Από το blog
Σταματήστε να πληκτρολογείτε ξανά παραγγελίες.
Ξεκινήστε να τις επικυρώνετε.
Δείτε πώς η αυτοματοποίηση του τμήματος παραγγελιών χειρίζεται τις πραγματικές μορφές παραγγελιών σας, όχι ένα σύνολο δεδομένων επίδειξης.