Πώς να αυτοματοποιήσετε την καταχώριση παραγγελιών από email, WhatsApp και φωνητικά μηνύματα
Ένας διανομέας σπάνια μπορεί να επιλέξει τη μορφή στην οποία φτάνει μια παραγγελία. Η αυτοματοποίηση της καταχώρισης σημαίνει να αντιμετωπίζετε το email, το WhatsApp, ένα PDF και ένα φωνητικό μήνυμα ως εξίσου έγκυρες εισόδους, όχι να χτίζετε για μία και να ελπίζετε ότι οι υπόλοιπες θα εξαφανιστούν.
Ρωτήστε έναν διανομέα σε ποια μορφή φτάνουν οι παραγγελίες του και η ειλικρινής απάντηση συνήθως είναι «στις περισσότερες από αυτές». Ο υπεύθυνος ενός εστιατορίου στέλνει τη φωτογραφία μιας χειρόγραφης λίστας. Ένας λιανοπωλητής στέλνει ένα υπολογιστικό φύλλο με email. Ο ιδιοκτήτης ενός περιπτέρου στέλνει ένα φωνητικό μήνυμα ανάμεσα σε δύο πελάτες. Το να αυτοματοποιήσετε ένα μόνο κανάλι και να αφήσετε τα υπόλοιπα χειροκίνητα απλώς μετατοπίζει το πρόβλημα της επαναπληκτρολόγησης αντί να το λύνει.
Τι πρέπει να συμβεί σε κάθε μορφή
| Μορφή | Τι χρειάζεται πρώτα | Έπειτα |
|---|---|---|
| Email, ελεύθερο κείμενο | Ανάλυση σε γραμμές παραγγελίας | Αντιστοίχιση με τον κατάλογο, έπειτα επικύρωση |
| Συνημμένο PDF | Εξαγωγή κειμένου | Αντιστοίχιση με τον κατάλογο, έπειτα επικύρωση |
| Υπολογιστικό φύλλο | Αντιστοίχιση στηλών στους κωδικούς ειδών σας | Επικύρωση |
| Φωτογραφία χειρόγραφης λίστας | Ανάγνωση, με επισήμανση των αβέβαιων ειδών | Αντιστοίχιση, έπειτα επικύρωση |
| Φωνητικό μήνυμα | Μεταγραφή | Αντιστοίχιση με τον κατάλογο, έπειτα επικύρωση |
Οι μορφές φαίνονται διαφορετικές κατά την είσοδο, αλλά συγκλίνουν στα ίδια τρία βήματα: μετατροπή σε κείμενο αν δεν είναι ήδη, αντιστοίχιση αυτού του κειμένου με έναν πελάτη και έναν κατάλογο, και έπειτα επικύρωση ως προς την τιμή, το απόθεμα και την επιλεξιμότητα πριν από την υποβολή. Η Αυτοματοποίηση της υποδοχής παραγγελιών είναι το όνομα ολόκληρης αυτής της ροής, ανεξάρτητα από τη μορφή που την ενεργοποίησε.
Πού πρέπει ακόμη να αποφασίσει ένας άνθρωπος
- Ένα είδος που δεν μπορεί να αντιστοιχιστεί με βεβαιότητα πηγαίνει σε έναν άνθρωπο, όχι σε μια εικασία.
- Μια ποσότητα που μοιάζει με τυπογραφικό λάθος (10x η συνηθισμένη παραγγελία) επισημαίνεται πριν από την υποβολή, δεν διορθώνεται σιωπηλά.
- Ένας νέος πελάτης ή μια ασυνήθιστη διεύθυνση παράδοσης δρομολογείται σε χειροκίνητο έλεγχο την πρώτη φορά.
Το νόημα της αυτοματοποίησης της καταχώρισης δεν είναι να αφαιρεθεί η κρίση από τη διαδικασία. Είναι να αφαιρεθεί η επαναπληκτρολόγηση, ώστε οι αποφάσεις κρίσης να είναι το μόνο που απομένει να κάνει ένας άνθρωπος.
Γιατί το κανάλι και η αυτοματοποίηση είναι ξεχωριστές αποφάσεις
Αξίζει να κρατάτε χωριστά δύο ερωτήματα: σε ποιο κανάλι θα πρέπει να επιτρέπεται σε έναν πελάτη να παραγγέλνει, και τι συμβαίνει με αυτή την παραγγελία μόλις φτάσει. Οι Παραγγελίες μέσω WhatsApp είναι μια απόφαση για το κανάλι. Η αυτοματοποίηση της υποδοχής παραγγελιών είναι αυτό που συμβαίνει μετά, σε οποιοδήποτε κανάλι. Ένας AI πράκτορας παραγγελιών όπως η NORA βρίσκεται πιο κοντά στην πλευρά του καναλιού, προσεγγίζοντας προορατικά έναν πελάτη στο WhatsApp ή σε άλλο κανάλι με μια προσυμπληρωμένη πρόταση· η αυτοματοποίηση της υποδοχής παραγγελιών χειρίζεται ό,τι επιστρέφει, ή ό,τι φτάνει απρόσκλητο με email ή PDF.
Συχνές ερωτήσεις
Η γραμμή παραγγελίας επισημαίνεται ώστε να την επιβεβαιώσει ένας άνθρωπος πριν υποβληθεί η παραγγελία, αντί να γίνει εικασία. Τα όρια εμπιστοσύνης για το πότε συμβαίνει αυτό καθορίζονται κατά τη ρύθμιση.
Μία ρύθμιση καλύπτει όλες τις παραπάνω μορφές· το κανάλι και το βήμα ανάλυσης τα χειρίζεται η ίδια υποκείμενη ροή.
Ναι, η αυτοματοποίηση της υποδοχής παραγγελιών επεξεργάζεται ό,τι φτάνει ανεξάρτητα από το κανάλι, οπότε μια υπάρχουσα ροή WhatsApp τροφοδοτεί την ίδια διαδικασία με τις παραγγελίες μέσω email ή PDF.
Δείτε το να λειτουργεί στις πραγματικές σας μορφές παραγγελιών
Φέρτε ένα πραγματικό email, PDF ή φωνητικό μήνυμα και δείτε τι κάνει η ροή με αυτό.