Come automatizzare l'inserimento degli ordini da e-mail, WhatsApp e messaggi vocali
Un distributore raramente può scegliere il formato in cui arriva un ordine. Automatizzare l'inserimento significa trattare e-mail, WhatsApp, un PDF e una nota vocale come input ugualmente validi, non costruire per uno solo e sperare che gli altri spariscano.
Chiedi a un distributore in che formato gli arrivano gli ordini e la risposta onesta di solito è "nella maggior parte di essi". Il gestore di un ristorante manda la foto di una lista scritta a mano. Un dettagliante invia un foglio di calcolo via e-mail. Il titolare di un chiosco manda una nota vocale tra un cliente e l'altro. Automatizzare un solo canale e lasciare il resto manuale non risolve il problema della ridigitazione, lo sposta soltanto.
Cosa deve succedere a ciascun formato
| Formato | Cosa serve prima | Poi |
|---|---|---|
| E-mail, testo libero | Scomposizione in righe d'ordine | Abbinamento al catalogo, poi validazione |
| Allegato PDF | Estrazione del testo | Abbinamento al catalogo, poi validazione |
| Foglio di calcolo | Mappatura delle colonne ai tuoi codici articolo | Validazione |
| Foto di una lista scritta a mano | Lettura, con le voci incerte segnalate | Abbinamento, poi validazione |
| Messaggio vocale | Trascrizione | Abbinamento al catalogo, poi validazione |
I formati sembrano diversi in ingresso, ma convergono negli stessi tre passaggi: trasformarlo in testo se non lo è già, abbinare quel testo a un cliente e a un catalogo, poi validarlo rispetto a prezzo, disponibilità e idoneità prima dell'invio. Automazione della ricezione ordini è il nome dell'intero processo, indipendentemente dal formato che lo ha attivato.
Dove una persona deve ancora decidere
- Una voce che non può essere abbinata con certezza va a una persona, non a un'ipotesi.
- Una quantità che sembra un errore di battitura (10x l'ordine abituale) viene segnalata prima dell'invio, non corretta in silenzio.
- Un cliente nuovo o un indirizzo di consegna insolito viene indirizzato a un controllo manuale la prima volta.
Lo scopo di automatizzare l'inserimento non è togliere il giudizio dal processo. È togliere la ridigitazione, così che le decisioni di giudizio siano l'unica cosa che resta da fare a una persona.
Perché il canale e l'automazione sono decisioni separate
Vale la pena tenere distinte due domande: su quale canale a un cliente dovrebbe essere consentito ordinare, e cosa succede a quell'ordine una volta arrivato. Ordini via WhatsApp è una decisione sul canale. L'automazione della ricezione ordini è ciò che accade dopo, su qualsiasi canale. Un agente di ordinazione AI come NORA è più vicino al lato del canale e contatta in modo proattivo un cliente su WhatsApp o su un altro canale con una proposta già compilata; l'automazione della ricezione ordini gestisce ciò che torna indietro, o ciò che arriva senza sollecito via e-mail o PDF.
Domande frequenti
La riga d'ordine viene segnalata perché una persona la confermi prima che l'ordine venga inviato, invece di essere indovinata. Le soglie di confidenza per stabilire quando questo accade vengono definite durante la configurazione.
Un'unica configurazione copre tutti i formati sopra elencati; il canale e il passaggio di scomposizione sono gestiti dallo stesso processo sottostante.
Sì, l'automazione della ricezione ordini elabora ciò che arriva indipendentemente dal canale, così un flusso WhatsApp esistente confluisce nello stesso processo degli ordini via e-mail o PDF.
Guardala funzionare sui tuoi formati d'ordine reali
Porta una vera e-mail, un PDF o una nota vocale e guarda cosa ne fa il processo.