Kako automatizirati unos narudžbi iz e-pošte, WhatsAppa i glasovnih poruka
Distributer rijetko može birati u kojem će mu formatu narudžba stići. Automatizacija unosa znači tretirati e-poštu, WhatsApp, PDF i glasovnu poruku kao jednako valjane ulaze, a ne graditi za jedan format i nadati se da će ostali nestati.
Pitajte distributera u kojem mu formatu stižu narudžbe i iskren odgovor obično glasi "u većini njih". Voditelj restorana pošalje fotografiju rukom pisanog popisa. Trgovac na malo pošalje tablicu e-poštom. Vlasnik kioska pošalje glasovnu poruku između dva kupca. Ako automatizirate samo jedan kanal, a ostale ostavite ručnima, problem prepisivanja samo se premješta, ne rješava.
Što se mora dogoditi sa svakim formatom
| Format | Što mu je prvo potrebno | Zatim |
|---|---|---|
| E-pošta, slobodan tekst | Rasčlanjivanje na stavke | Poklapanje s katalogom, zatim validacija |
| PDF privitak | Izvlačenje teksta | Poklapanje s katalogom, zatim validacija |
| Tablica (spreadsheet) | Mapiranje stupaca na vaše šifre artikala | Validacija |
| Fotografija rukom pisanog popisa | Čitanje, uz označavanje nesigurnih stavki | Poklapanje, zatim validacija |
| Glasovna poruka | Transkripcija | Poklapanje s katalogom, zatim validacija |
Formati na ulazu izgledaju različito, no svode se na ista tri koraka: pretvoriti u tekst ako to već nije, poklopiti taj tekst s kupcem i katalogom, zatim validirati u odnosu na cijenu, zalihe i podobnost prije slanja. Automatizacija prijema narudžbi naziv je za cijeli taj proces, bez obzira na to koji ga je format pokrenuo.
Gdje čovjek i dalje mora odlučiti
- Stavka koja se ne može pouzdano poklopiti ide čovjeku, a ne nagađanju.
- Količina koja izgleda kao pogreška u tipkanju (10x veća od uobičajene narudžbe) označava se prije slanja, a ne tiho ispravlja.
- Novi kupac ili neuobičajena adresa dostave prvi se put usmjerava na ručnu provjeru.
Poanta automatizacije unosa nije ukloniti prosudbu iz procesa. Poanta je ukloniti prepisivanje, tako da prosudbe ostanu jedino što čovjeku preostaje raditi.
Zašto su kanal i automatizacija odvojene odluke
Vrijedi razdvojiti dva pitanja: na kojem kanalu kupcu treba dopustiti naručivanje i što se s tom narudžbom događa kada stigne. WhatsApp naručivanje odluka je o kanalu. Automatizacija prijema narudžbi ono je što se događa poslije, na bilo kojem kanalu. AI agent za naručivanje poput NORA bliži je strani kanala, proaktivno kontaktira kupca na WhatsAppu ili drugom kanalu s unaprijed ispunjenim prijedlogom; automatizacija prijema narudžbi obrađuje sve što stigne kao odgovor, ili što stigne bez poticaja e-poštom ili PDF-om.
Česta pitanja
Stavka se označava da je čovjek potvrdi prije slanja narudžbe, umjesto da se nagađa. Pragovi pouzdanosti za to kada se to događa definiraju se tijekom postavljanja.
Jedno postavljanje pokriva sve gore navedene formate; kanal i korak rasčlanjivanja obrađuje isti temeljni proces.
Da, automatizacija prijema narudžbi obrađuje sve što stigne bez obzira na kanal, tako da postojeći tijek putem WhatsAppa ulazi u isti proces kao i narudžbe putem e-pošte ili PDF-a.
Pogledajte kako radi s vašim stvarnim formatima narudžbi
Donesite pravu e-poštu, PDF ili glasovnu poruku i pogledajte što proces radi s njom.