Kaj ročni vnos naročil resnično stane distributerja

Vsako naročilo, ki prispe po telefonu, e-pošti ali aplikaciji za sporočila in se nato prepiše v ERP, ima skrit korak obdelave, ki ga nihče ne zaračuna: nekdo prebere naročilo, ga poveže s stranko in katalogom ter ga vtipka. Ta korak se nikjer ne pojavi kot postavka, in prav zato ga je zlahka podcenjevati.

Kam čas v resnici odhaja

Nobena od teh nalog ni nepotrebna. Naročilo mora biti še vedno zajeto, usklajeno in potrjeno. Kar se je mogoče izogniti, je samo prepisovanje, korak, pri katerem nekdo prebere besedilo, ki že obstaja v enem sistemu, in isto besedilo znova ustvari v drugem.

Zakaj to slabo skalira, in ne linearno

Distributer z 200 dnevnimi naročili in distributer z 2.000 nimata zgolj 10-krat večjega obsega ročnega vnosa. Po določenem obsegu osebje sprejema naročil doseže zgornjo mejo, koliko naročil lahko v eni izmeni natančno obdela, in izbira postane zaposlitev dodatnega osebja ali sprejemanje počasnejših potrditev. Nobena od teh ni rešitev v sili, obe sta dejanski strošek ročnega vnosa, ki se pokaže drugje v izkazu poslovnega izida.

Sprejem naročil ni ozko grlo zato, ker je osebje počasno. Ozko grlo je zato, ker je prepisovanje fiksni strošek na naročilo, in obseg se za to ne meni.

Kaj spremeni avtomatizacija sprejema naročil

Avtomatizacija sprejema naročil odstrani prav korak prepisovanja: naročilo se še vedno bere in usklajuje, a to počne programska oprema namesto osebe, negotova ujemanja pa se pred oddajo naročila posredujejo nekomu v potrditev. To je ožja trditev kot "brez ročnega dela", in je točna.

Enak vzorec se pokaže v distribuciji HoReCa, kjer visoka pogostost naročil najhitreje kopiči strošek prepisovanja na naročilo, in v plasti naročanja z AI, opisani na NORINI strani, kar je drugačen del istega problema: po katerem kanalu naročilo prispe, ne pa kaj se z njim zgodi, ko je enkrat zajeto.